Hệ thống quản lý kho hàng và những điều bạn nên biết

Hiện nay, các doanh nghiệp hay đơn vị kinh doanh hiện nay đều lựa chọn sử dụng hệ thống quản lý kho hàng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức và tăng năng suất, hiệu quả khai thác kho. Vậy bạn đã hiểu hệ thống quản lý kho này là gì chưa? Cùng thietbibanhanghn.com tìm hiểu ngay nhé. 

Hệ thống quản lý kho hàng là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng hay còn có tên tiếng Anh là Warehouse Management System – WMS. Đây chính là một hệ thống, một phần mềm ứng dụng hỗ trợ việc quản lý, theo dõi mức tồn kho, đơn đặt, bán và giao hàng. 

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cũng chính là công cụ giúp các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát hơn về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực, kiểm soát nhân viên kho hay hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng ngày cho nhà quản trị. Đồng thời chúng cũng giúp đảm bảo tính thống nhất cao giữa các bộ phận liên quan và đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho. Sử dụng hệ thống thông tin quản lý quản lý kho hàng sẽ hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho từ nguyên vật liệu vào đến hàng hoá thành phẩm. 

Có thể nói mục tiêu của quản lý kho đến từ mô hình WMS chính là đạt được một môi trường không cần giấy tờ mà việc điều hướng nhân viên sẽ tự động vào việc lựa chọn, di chuyển và vận chuyển sản phẩm tối ưu nhất.

Thành phần của hệ thống quản lý kho hàng gồm những gì?

Thực tế một hệ thống quản lý kho hàng WMS sẽ bao gồm 5 thành, đồng thời cũng là 5 yếu tố giúp hoàn thiện tính năng của hệ thống là:

• Phần mềm quản lý kho: Phần mềm này sẽ được tạo nên bởi các chức năng có sẵn và các quy trình chung. Nhiều ứng dụng đều là mô-đun và sẽ được mở rộng với nhiều chức năng bổ sung như là giao dịch theo thời gian thực vào một hệ thống ERP.
• Máy tính, laptop, điện thoại di động và các thiết bị điện tử thông minh khác: Đây đều là các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp cài đặt, ứng dụng và sử dụng WMS.
• Máy in mã vạch: Phương pháp tạo mã vạch sẽ khác nhau tùy theo mong muốn và chiến lược kinh doanh của từng doanh nghiệp. Thường thì mã vạch sẽ là bao gồm các thông tin về mã hàng, tên sản phẩm, nhà cung cấp, đơn vị tính, số series, nguồn gốc sản phẩm. Và chúng được tạo ra từ máy in mã vạch.
• Máy quét mã vạch: Loại máy này giữ vai trò kết nối với máy tính để đọc mã vạch trên sản phẩm khi nhập kho, xuất kho và thanh toán.
• Mạng không dây: Mạng không dây là yếu tố giúp doanh nghiệp có thể cập nhật tình hình thực tế ở kho hàng tại mọi thời điểm và ở bất cứ đâu.

Việc hiểu các thành phần này sẽ giúp hướng dẫn sử dụng phần mềm WMS trở nên nhanh chóng hơn.

Các loại hệ thống quản lý kho

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng bao gồm các loại như:

• Các hệ thống độc lập.
• Bộ cung cấp dây chuyền chuỗi cung ứng.
• Các mô-đun của một hệ thống ERP như Odoo, Visual World, Megaventory. 
• Các bản tính được tạo ra nhờ phần mềm Microsoft Excel, Access.
• Thậm chí hệ thống này cũng có thể chỉ như 1 bản danh sách viết tay được cập nhật những lúc cần thiết.

Các tính năng của hệ thống WMS

Hệ thống này được ưa chuộng và được xem là giải pháp quản lý kho bởi chúng sở hữu rất nhiều tính năng vượt trội. Cụ thể chức năng của hệ thống WMS là:

Tính năng nhận hàng (Receiving)

Hệ thống quản lý kho hàng này mang tới các tính năng trong quá trình nhận hàng như:

• Thông báo vận chuyển trước (ASN) và giao dịch EDI.
• Cho phép nhà vận chuyển lên lịch hẹn của bến tàu.
• Lên lịch cho việc nhận và đưa nhân viên đi.
• Ghi lại các yêu cầu bồi thường thiệt hại của nhà cung cấp
• Tạo số mã vạch cho pallet và nhãn thùng carton.
• Xác định những vị trí chuyển tiếp khi sản phẩm được nhận có số lượng sẵn.
• Tùy chọn cho trường hợp nhận giấy và không giấy
• Mang khả năng xác định chế biến đặc biệt của sản phẩm trước khi đưa đi.
• Cross docking từ nhận đến đóng gói mà không trải qua quá trình đưa đi.
• Báo cáo tình trạng của các biên lai đến cho nhân viên kho bãi và bán hàng để giải quyết.

Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance – QA)

Chức năng thứ 2 của phần mềm quản lý kho này là đảm bảo chất lượng: 

• Mang khả năng lưu trữ các tiêu chí kiểm tra mẫu của nhà cung cấp, sản phẩm hay SKU.
• Hỗ trợ lưu trữ thông số kỹ thuật sản phẩm cho QA.
• Hỗ trợ cho các chương trình tuân thủ của nhà cung cấp và báo cáo thẻ điểm số về dữ liệu chính, giao hàng đúng hạn, lỗi trong giao hàng và nhận, v.v.;
• Báo cáo tình trạng biên lai sự cố cho nhân viên kho bãi và bộ phận bán hàng để giải quyết.

Tính năng cất hàng (Put Away) của hệ thống quản lý kho hàng 

Các sản phẩm tồn kho sẽ được cập cảng đến trạm đóng gói hoặc vận chuyển để điền lại đơn đặt hàng hoặc đặt đi. Lúc này hệ thống WMS sẽ giúp:

• Xác định các vị trí thùng / khe, loại lưu trữ, dung tích khối,..cũng như nhận diện đặc điểm cấu hình và khối lượng cần thiết.

Tính năng bổ sung tồn kho của hệ thống quản lý kho hàng

• Tự động bổ sung lưu trữ chọn chính.
• Chuyển tiếp từ số lượng lớn trước khi đơn đặt hàng tiếp theo được gửi lên sàn để chọn. 
• Loại bỏ chi phí đặt hàng trở lại khô và mất thời gian. 
• Lập kế hoạch kích thước của lưu trữ chọn chuyển tiếp theo mặt hàng để giảm số lượng nhiệm vụ bổ sung.
• Chức năng bổ sung tối thiểu của sản phẩm sẽ kích hoạt chuyển động cổ phiếu được đề xuất theo cách tự động.

Xem thêm: phần mềm quản lý bán hàng excel, Máy đọc mã vạch loại nào tốt nhất, in mã vạch bằng máy in thường

Tính năng Smart Slotting

Hệ thống quản lý kho hàng sẽ mang tới khả năng hỗ trợ trong việc phân phối sản phẩm. 

• Quá trình chỉ định của SKU sẽ tiến hành chọn địa điểm dựa trên các tiêu chí như: kích thước, tốc độ bán hàng, danh mục, trọng lượng. 
• Chức năng khóa lại góp phần cải thiện năng suất thông qua việc giảm thời gian di chuyển của người chọn. Đồng thời nó cũng đề nghị thay đổi kích thước thùng / khe và yêu cầu ít bổ sung hơn. 
• Báo cáo vận tốc sẽ cho phép nhân viên sắp xếp lại các vị trí chính để qua đó có thêm không gian hoặc di chuyển mặt hàng bán nhanh đến vị trí thùng / khe cắm nóng.

Hệ thống quản lý kho hàng hỗ trợ sản xuất / lắp ráp

Hệ thống quản lý kho mang tới chức năng: Hệ thống quản lý vận tải TMS 

• Cung cấp đơn đặt hàng công việc
• Kits
• Kiểm soát lắp ráp lao động và chi phí nguyên vật liệu
• Kiểm soát hàng tồn kho ở thành phần và mức độ hoàn thành tốt.
• Bộ trong một bộ. 
• Hóa đơn vật liệu một cấp (BOM) hoặc BOM đa cấp.
• Quản lý việc chỉ định kho thành phần thông qua quy trình đặt hàng công việc.
• Theo dõi việc sử dụng hàng tồn kho và bán hàng ở bộ thành phần và cấp thành phần.
• Theo dõi sử dụng lao động theo đơn đặt hàng công việc và sản phẩm lắp ráp.

Tính năng chọn hàng (Picking)

Một WMS sẽ giúp mở rộng các tùy chọn chọn. Bao gồm các phương án thay thế như:

• Hệ thống chọn giấy và không cần giấy
• Hướng dẫn RF
• Chọn để liệt kê
• Chọn vào hộp hoặc tote
• Chọn và vượt qua
• Chọn vùng
• Chọn lô
• Chọn sóng
• Chọn cụm
• Chọn vào giỏ hàng
• Chọn nhãn và xác nhận
• Chọn theo trường hợp
• Chọn pallet
• Số lượng lớn
• Băng chuyền
• ASRS
• Robot
• Chọn hoàn hảo
• Chọn có hướng dẫn
• Chọn hàng bằng giọng nói
• RFID
• FIFO
• LIFO
• số lô và ngày,…
• Khả năng xem hàng đợi đơn hàng theo nhiều loại đơn đặt hàng và hồ sơ khác nhau
• Cấp độ nhà cung cấp dịch vụ
• Chi tiết đơn hàng so với đơn hàng nhiều dòng
• Đơn đặt hàng xử lý đặc biệt
• Chọn một đơn hàng cụ thể.

Tính năng quản lý tồn kho

Hệ thống quản lý kho hàng WMS sẽ có chức năng theo dõi vị trí, cũng như sử dụng hàng tồn kho trong suốt quá trình vận hành ở nhiều địa điểm kho và nhiều trung tâm phân phối hay cửa hàng. Các lợi ích cũng gồm:

• Kiểm soát kiting
• Sản xuất và WIP
• Theo dõi thành phần và hàng hóa thành phẩm.
• Sử dụng tốt hơn không gian khối
• Duy trì bản kiểm toán của mọi vị trí thùng, kho, mặt hàng đã được lưu trữ bằng cách giao dịch bán hàng, trả lại, điều chỉnh,..

Tính năng theo dõi lao động của hệ thống quản lý kho hàng

Hệ thống quản lý kho sẽ giúp: 

• Theo dõi tất cả những công việc được thực hiện hay kiểm tra xem ai đã hoàn thành và mất thời gian bao lâu.
• Hỗ trợ nắm bắt, báo cáo và phân tích năng suất hàng giờ của bộ phận, cá nhân và hiệu suất theo tiêu chuẩn. 

Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng công ty WMS

Không hề kém cạnh hệ thống quản lý kho hàng của Amazon hay hệ thống quản lý vận tải TMS,.. phần mềm WMS mang tới những lợi ích hoàn hảo như:

• Giúp giảm chi phí vận hành, tối ưu sử dụng lao động và không gian làm việc.
• Giúp quản lý xác định được vị trí vật liệu, thiết bị, sản phẩm trong kho.
• Giúp tăng cường khả năng quản lý hàng tồn kho với các dữ liệu: thời gian, số lượng, mã vạch, số seri,…
• Giúp tăng cường độ bảo mật, tránh trường hợp thất thoát và ngăn chặn các truy cập trái phép. 
• Giúp quản lý thanh toán, nắm bắt tình trạng tồn kho, kiểm soát hàng hóa trong kho.
• Cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp.

Trên đây là toàn bộ thông tin về hệ thống quản lý kho hàng mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào cần tư vấn, hãy nhanh tay liên hệ ngay với thietbibanhanghn.com nhé.

Ngoài ra, để tham khảo thêm một số thiết bị bán hàng, phần mềm bán hàng giúp quý khách thuận tiện hơn trong việc bán hàng. Vui lòng liên hệ: 0981 24 03 18 để được hỗ trợ