Cách chỉnh khổ giấy trong máy in đơn hiệu quả nhất

Có lẽ rất nhiều quý khách chưa biết cách chỉnh khổ giấy trong máy in hóa đơn ra sao cho chuẩn. Hãy đến với thiết bị bán hàng hn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn quý bạn cách cài đặt khổ giấy cho máy in hóa đơn chi tiết nhất trong bài viết dưới đây.

Máy in hóa đơn hiện là một thiết bị thông minh được sử dụng cực kỳ rộng rãi và phổ biến tại các siêu thị, nhà hàng, quán ăn, quầy tạp hóa … Nhằm mục đích in hóa đơn thanh toán tiền một cách tiện lợi. Nhưng nếu sử dụng giấy in hóa đơn không đúng khổ giấy sẽ dẫn đến việc in sai, in thiếu, không đúng thông tin. Điều này làm ảnh hưởng rất nhiều đến việc kinh doanh buôn bán.

Vậy làm thế nào để thiết lập khổ giấy in hóa đơn một cách chính xác nhất. Mời quý vị cùng tham khảo tiếp phía dưới đây.

Các bước chỉnh khổ giấy trong máy in hóa đơn

Hiện nay, giấy in hóa đơn rất đa dạng như giấy in a3, a4, a5 … Để chỉnh được khổ giấy trong máy in hóa đơn chính xác nhất, chúng ta sẽ thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Đặt khổ giấy theo chiều ngang

Thông thường, máy in hóa đơn sẽ được kết nối với máy tính. Trên máy tính của mình, bạn truy cập vào phần Devices and Printers. Ở đó sẽ hiển thị tất cả các thiết bị kết nối với máy tính. Bạn lăn trỏ chuột xuống phía cuối sẽ thấy máy in hóa đơn được kết nối với máy tính và hiện giấu tích màu xanh rất dễ nhận dạng.

Hãy quan sát hình mô phỏng ngay dưới đây của chúng tôi.

Tiếp theo đó, bạn hãy click vào Printer Server Properties. Lập tức máy tính sẽ xuất hiện ngay một cửa sổ mới. Tại đó, chúng ta có thể thiết lập một khổ giấy in hóa đơn hoàn toàn mới. Thiếp theo đó, chọn “ Create a new form ” rồi nhập thông số của khổ giấy in gồm chiều cao, chiều rộng đúng với thông số của cuộn giấy. Ví dụ khổ giấy A5, bạn hãy để kích thước là  20×14 cm.

Bước 2: Chọn khổ giấy in hóa đơn

Đến bước tiếp theo trong cách chỉnh khổ giấy trong máy in hóa đơn đó chính là việc điều chỉnh file in. Ở bước 1, bạn chỉ điều chỉnh sơ bộ việc cài đặt khổ giấy in, thì ở bước này, bạn sẽ phải đi vào chi tiết để máy in hóa đơn có thể in đầy đủ thông tin cần thiết của cửa hàng.

Hã mở file hóa đơn cần in, rồi click vào mục Print. Tất tật thông số cần in sẽ hiện ra để bạn có thể điều chỉnh trước khi in. Lưu ý trong phần kích thước khổ giấy in. Bạn cần phải chọn size một cách chính xác, tránh việc nhầm lẫn dẫn đến sai sót trong quá trình in.

Tiếp theo đó, từ chiều ngang của khổ giấy hãy chọn “Landscape” để in ngang theo chiều giấy. Cuối cùng ấn “Ok” để hoàn tất quá trình điều chỉnh khổ giấy trong máy in hóa đơn.

Trong trường hợp bạn mở file hóa đơn nhưng máy in không nhận khổ giấy bạn đã cài đặt ở bước 1. Bạn hãy ấn vào thiết bị máy in của bạn, tiếp theo đó hãy chọn Properties/ Preferences/ Custom và điều chỉnh lại khổ giấy tại đây. Cách cài đặt khổ giấy này chỉ áp dụng cho thiết bị in (máy in hóa đơn đang được kết nối) chứ không bao quát toàn bộ các thiết bị in như các đặt khổ giấy trong bước 1.

Cách chỉnh khổ giấy trong máy in hóa đơn như thế nào? 

Có rất nhiều câu hỏi đặt ra về cách chỉnh khổ giấy in trong máy HP, cách in ảnh full khổ giấy A4,..Trên thực tế các dòng máy này đều sẽ có chung phương pháp sửa khổ giấy.

Để có thể tiến hành thiết lập in ấn văn bản, hình ảnh, bảng biểu với kích thước chính xác nhất. Đồng thời hạn chế các tình trạng bị lệch lề, tràn chữ, hay sang trang lung tung thì cách chỉnh khổ giấy trong máy in bill dưới đây sẽ giúp bạn: 

Bước 1: Thực hiện mở Control Panel trên hệ điều hành Windows

• Đầu tiên trên hệ điều hành của Windows bạn hãy tiến hành mở Control Panel từ Start Menu. 
• Hay bạn cũng có thể nhấn vào biểu tượng tìm kiếm trên máy tính rồi nhập dòng chữ “control panel”. Lúc này mục cần tìm sẽ hiện ra trước mắt .
• Chạm rồi mở Control Panel, sau đó tại cửa sổ danh mục này, hãy chú ý đến thiết lập View by: Category. 

• Tiếp đó bên dưới mục Hardware and Sound, hãy bắt đầu nhấn chọn phần con mang tên: View devices and printers.

Bước 2: Chọn máy in sử dụng và thiết lập khổ giấy

• Ở mục Devices and Printers, tiến hành lựa chọn tên máy in mà bạn đang sử dụng để kết nối với máy tính.
• Sau đó click đúp vào biểu tượng máy in đó để chỉnh sửa, thiết lập khổ giấy.

Bước 3: Chọn Printer

• Ở cửa sổ máy in, bạn cần ấn chọn phần Printer.
• Tiếp tục thực hiện chọn Properties.

Bước 4: Chọn mục Preferences

• Thao tác tiếp theo bạn cần làm là tìm và nhấn chọn mục Preferences.

Bước 5: Thiết lập, chỉnh sửa cỡ giấy mặc định

• Tại mục Paper có phần Size, ban có thể chọn và thiết lập, chỉnh sửa cỡ giấy mặc định cho máy in theo các kích thước mà máy in của bạn cho phép.
• Sau đó lựa chọn nhấn OK để kết thúc việc chỉnh sửa khổ giấy trong máy in.

Nguyên nhân khiến bản in sai khổ giấy là gì?

Tình huống in không đúng khổ A4 hay bản in không giống như khi hiển thị trên máy tính không còn là hiện tượng xa lạ với nhiều người. Vậy nhưng, bạn thực sự đã biết nguyên nhân khiến máy in sai khổ chưa? Trước khi tìm hiểu về cách chỉnh khổ giấy trong máy in thì cùng “bóc tách” vấn đề này trước nhé.

Thực tế, khi máy in thực hiện in ấn không đúng khổ có thể do các nguyên nhân chính như: 

Do phần mềm 

Điều này hoàn toàn có thể xảy ra bởi nếu phần mềm của máy in gặp lỗi hoặc bị trục trặc ở đâu đó thì chắc chắn nó không thể hoạt động và tạo ra sản phẩm hoàn hảo và đúng chuẩn được. Lúc này điều bạn cần làm đó chính là nên kiểm tra lại một lượt xem máy có chỗ nào không ổn hay bị hỏng ở đâu không rồi mới tiến hành in tiếp được.

Do trình điều khiển máy in lấy theo khổ giấy tiêu chuẩn của Bắc Mỹ

Cụ thể, theo tiêu chuẩn Bắc Mỹ thì cỡ giấy sẽ được phân chia thành 4 loại:  A, B, C, D với đơn vị tính sẽ là inch. Thông thường mỗi inch sẽ tính bằng khoảng 25,4mm. Đối với hầu hết các File Excel và file Word hiện nay ở Bắc Mỹ thì đều sẽ mặc định khổ giấy là Letter. 

Ngược lại, ở khu vực châu Âu và các nước châu Á, trong đó có Việt Nam thì khi thực hiện in ấn, người ta lại tính kích cỡ giấy từ A8 –  A0. Đồng thời 2 khổ giấy được sử dụng phổ biến nhất là Letter và A4. Vậy nên không ngạc nhiên khi các máy in sẽ lấy theo khổ giấy mặc định.

Ở nước ta hiện nay, đa phần các dòng máy in và bản Word đều sẽ được thiết lập mặc định khổ giấy là Letter. Vậy nhưng thực tế thì khổ Letter sẽ dài và hẹp hơn so với khổ A4. Và đây chính là lý do bản in hoàn thiện không giống với bố cục mà bạn nhìn thấy trong trình soạn thảo.

Ví dụ như: số trang trong Word của bạn là 8 nhưng khi in ra thì chúng lại có số trang là 10. Hoặc một số hình ảnh, bảng biểu đã được bạn bố trí đẹp mắt nhưng chúng lại bị rời sang trang khác khi in xong khiến tổng thể rối rắm và mất thẩm mỹ. Lúc này chắc chắn điều bạn cần làm đó chính là biết cách chỉnh khổ giấy trong máy in để khắc phục tình trạng này.

Xem thêm : giấy in hóa đơn a4, máy bán hàng tại hà nội

Cần lưu ý gì khi thực hiện thiết lập cỡ giấy mặc định cho máy?

Bên cạnh yêu cầu cần biết cách chỉnh khổ giấy trong máy in, chỉnh sửa máy in hoặc thêm khổ giấy cho máy in, thì bạn cũng nên lưu ý:

Dù là thiết lập khổ giấy cho máy in Epson, HP,.. hay bất cứ dòng sản phẩm in ấn nào thì bạn cũng chỉ cần thực hiện việc thiết lập cho mỗi máy vào một lần đầu tiên sử dụng thôi. Tuy nhiên, trường hợp nếu bạn cài lại hệ điều hành hoặc trình điều khiển máy in thì lúc này bạn lại phải tiến hành thiết lập lại cỡ giấy vì máy đã quay trở về khổ mặc định ban đầu.

Việc thiết lập cỡ giấy của bản in đối với các tập tin Excel hoặc Word bạn đều có thể thực hiện ngay tại máy tính soạn thảo. Trường hợp nếu muốn in từ máy tính khác thì bạn vẫn phải chọn thiết lập cỡ giấy lại ở máy in đó.

Lưu ý đặc biệt trong cách chỉnh khổ giấy trong máy in hóa đơn

• Nếu như máy tính của bạn kết nối với nhiều máy in vậy thì bạn cần thực hiện bước thiết lập này với lần lượt các máy in đó.
• Nếu máy in được sử dụng chung trên mạng nội bộ vậy thì trình điều khiển cũng được cài đặt riêng cho từng máy tính. Và để đảm bảo kết quả tốt nhất mỗi người dùng nên tự thiết lập khổ giấy cho mình theo nhu cầu in ấn. 
• Nếu muốn điều chỉnh khổ giấy in từ 10cm trở về thì lúc này bạn cần phải nắm rõ và phân biết được các quy ước chung về mẫu giấy in nhỏ trên thị trường hiện nay. Cụ thể là:
• Đa phần các dòng máy in hóa đơn khổ nhỏ đều có kích thước giấy dao động từ 5,7 – 8cm, trong đó cỡ 5,7cm là phổ biến nhất. Bên cạnh đó, với những dòng máy in này, bạn chỉ việc khai báo thích hợp trong tiện ích quản lý máy in Windows. Từ đó, bạn đã có thể mặc định sử dụng được khổ giấy nhỏ tương ứng.
• Đối với khổ giấy 20cm, thì bạn cần nhờ thợ kỹ thuật vi tính hướng dẫn và hỗ trợ. vì khổ giấy này do các thợ kỹ thuật máy tính sáng tạo ra bằng thiết bị tự chế.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách chỉnh khổ giấy trong máy in hóa đơn một các đơn giản và hiệu quả nhất chúng tôi gửi đến quý bạn. Hãy tham khảo và điều chỉnh để hóa in từ máy in của bạn luôn được đầy đủ thông tin, đẹp và sử dụng tiện lợi nhé. Chúc quý bạn luôn thuận lợi trong việc kinh doanh bán hàng của mình.

Biên tập: thietbibanhanghn.com