Cách sửa dữ liệu trên máy chấm công đơn giản nhất

Cách sửa dữ liệu trên máy chấm công là điều được rất nhiều khách hàng quan tâm. Trong thời đại công nghệ tiên tiến như hiện nay thì các thiết bị thông minh được ứng dụng để hỗ trợ con người. Tuy nhiên kèm theo sự tiện ích, hiện đại là những vướng mắc khó xử lý. Một trong những thắc mắc mà nhiều người còn lúng túng chưa biết xử lý là làm sao để biết cách sửa dữ liệu trên máy chấm công.

Máy chấm công là một công cụ tuyệt vời giúp ích rất nhiều cho hoạt động quản lý nhân sự, chấm công nhân viên, kiểm soát tốt giờ làm ca làm.Tuy nhiên đôi khi có những lỗi khách quan và chủ quan vướng phải khiến ta khó xử lý. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách sửa dữ liệu trên máy chấm công sao cho phù hợp với bạn nhất nhé.

Hướng dẫn cách sửa dữ liệu trên máy chấm công

Các thiết bị thông minh luôn hoạt động chính xác và hiểu quả khi chúng ta lập trình và sử dụng đúng cách. Tuy vậy không phải lúc nào máy móc cũng hoạt động dập khuôn bởi nó còn phụ thuộc vào yếu tố con người. Đối với máy chấm công cũng vậy. Các hoạt động thay đổi về nhân sự sẽ cần đến sự điều chỉnh máy chấm công. Dưới đây là các trường hợp cần hiểu biết đến cách sửa chữa dữ liệu trên máy chấm công để bạn áp dụng. Tùy vào mỗi trường hợp sẽ có cách sữa dữ liệu trên máy chấm công phù hợp.

• Thêm hoặc bớt nhân viên khỏi hệ thống
• Thay đổi thông tin nhân sự trên máy chấm công (thông tin nhân viên, tăng ca làm, giảm ca làm, điều chỉnh ca làm việc,…)
• Thời gian trên máy chấm công bị sai lệch
• Dữ liệu của máy chấm công quá tải hay bị lỗi cần chỉnh sửa.

Trên thực tế, có nhiều tình huống cần áp dụng đến cách sửa dữ liệu trên máy chấm công để kịp thời thay đổi. Vì điểu này ảnh hưởng đến các hoạt động khác trong quá trình quản lý nhân sự của công ty, cửa hàng hay bất cứ doanh nghiệp nào. Đặc biệt là ảnh hưởng đến vấn đề lương thưởng của nhân viên mỗi tháng. Vì vậy để khắc phục các lỗi nêu trên, bạn cần nắm chắc các cách sửa chữa dữ liệu trên máy chấm công dưới đây

Cách sửa dữ liệu trên máy chấm công khi cần thêm/ bớt nhân viên

Trong quá trình làm việc, luôn có sự luân chuyển nhân viên. Mỗi khi có sự thay đổi này, bộ phận nhân sự cần thay đổi dữ liệu trên máy chấm công để xóa nhân viên đã nghỉ hoặc thêm nhân viên. Bạn cần thực hiện đúng các trình tự các bước theo các cách sau đây:

Cách bớt nhân viên trên máy chấm công gián tiếp

Cách sửa thêm hoặc bớt nhân viên trên máy chấm công gián tiếp này được thực hiện trên phần mềm chấm công được tích hợp với máy chấm công của công ty bạn. Các bước làm như sau:

• Bước 1: Trên giao diện của máy chấm công, chọn Khai báo chấm công. Màn hình sau đó sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin của nhân viên bao gồm họ tên, mã ID.
• Bước 2: Sử dụng ID để đăng nhập vào server của máy chấm công dể truy xuất dữ liệu
• Bước 3: Vào mục Dữ liệu của hệ thống, lựa chọn chức năng Quản lý nhân viên
• Bước 4: Trên trang giao diện Quản lí nhân viên, hiện lên tên của các nhân viên. Bạn chỉ cần tích vào tên của nhân viên nghỉ việc. Sau đó click vào biểu tượng xóa (dấu nhân hoạt hình màu đỏ) trên thanh công cụ.

Cách bớt nhân viên trên máy chấm công trực tiếp

Ngoài cách sửa dữ liệu trên máy chấm công trực tiếp thì bạn có thể lựa chọn cách bớt nhân viên thực hiện trực tiếp trên máy chấm công như sau:

• Bước 1: Nhấn giữ phím M/OK trong thời gian 5 giây, giao diện của máy chấm công sẽ hiện lên Danh mục chính
• Bước 2: Chọn người sử dụng
• Bước 3: Chọn Tất cả người dùng trong danh sách
• Bước 4: Trong danh sách đã chọn, tiến hành xóa tên nhân viên thôi việc

Xem thêm: cách chỉnh full màn hình máy chiếu, cách kết nối Macbook với máy chiếu, Cách qua mặt máy chấm công bằng vân tay

Cách thêm nhân viên trên máy chấm công

Trong trường hợp công ty có thêm nhân sự, bạn cần bổ sung nhân sự vào máy. Hãy chú ý sao lưu các dữ liệu hiện tại của máy chấm công về máy tính trước khi có bất cứ thay đổi gì.Trình tự thực hiện cách sửa dữ liệu trên máy chấm công đơn giản như sau:

• Bước 1: Vào mục chấm công trên máy, lựa chọn chức năng Quản lý dữ liệu ghi danh
• Bước 2: Tùy chọn vào mục họ tên, thông tin nhân viên để cập nhật thông tin. Nếu muốn thay đổi dữ liệu, nhập lại các dữ liệu thay đổi.
• Bước 3: Sau quá trình thêm hoặc sửa dữ liệu, hãy ấn lưu lại để thông tin được cập nhật.

Cách sửa dữ liệu trên máy chấm công khi bị sai lệch thời gian

Các thiết bị chấm công luôn vận hành chính xác. Tuy nhiên đôi khi vẫn xảy ra lỗi nếu bạn set up nhầm thời gian hay nhân viên quên chấm vân tay hay máy chấm vân tay bị đầy bộ nhớ… Dù ở lỗi chủ quan hay khách quan nào thì ta vẫn có thể áp dụng cách sửa dữ liệu thời gian trên máy chấm công linh hoạt như sau:

Cách chỉnh giờ trên máy chấm công trực tiếp

Trên thực tế ở rất nhiều công ty, doanh nghiệp đã xảy ra tình trạng cần thêm giờ hàng loạt cho nhân viên trên máy chấm công. Bạn có thể áp dụng cách sửa dữ liệu thời gian trên máy chấm công linh hoạt trong một số trường hợp như: Nhân viên quên điểm danh/ chấm công nhưng đã được cấp trên có thẩm quyền xác nhận có đi làm đầy đủ; nhân viên đã xin nghỉ phép có lương; người lao động có sự xe dịch khung thời gian làm việc,…

Cách chỉnh giờ trên máy chấm công rất đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác chuẩn như các bước chỉ dẫn dưới đây:

• Bước 1: Nhấn giữ phím M/OK trong thời gian 5 giây, giao diện của máy chấm công sẽ hiện lên Danh mục chính (Menu).
• Bước 2: Chọn danh mục Hệ thống -> Thời gian ngày
• Bước 3: Thực hiện các thao tác thiết lập thời gian thực cho máy chấm công. 
• Bước 4: Sau khi thiết lập xong thời gian, sử dụng M/OK để lưu lại những thay đổi bạn vừa điểu chỉnh.

Cách chỉnh giờ trên máy chấm công thông qua phần mềm

Cũng giống như những thao tác của cách sửa dữ liệu trên máy chấm công cơ bản. Bạn có thể thông qua phần mềm để chỉnh sửa thời gian cho chính xác. Tùy vào phần mềm kết nối với máy chấm công sẽ có các bước thực hiện khác nhau đôi chút. Tuy nhiên về bản chất cách thức chỉnh sửa là giống nhau. Sau đây Thiết bị bán hàng sẽ giới thiệu cho bạn cách chỉnh giờ trên máy chấm công qua 2 loại phần mềm thông dụng là Ronald Jack Pro và Wise Eye

Hướng dẫn cách chỉnh giờ máy chấm công trên mềm Ronald Jack Pro:

• Bước 1: Khởi động phần mềm Ronald Jack Pro đã kết nối với máy chấm công trên máy tính.
• Bước 2: Trong giao diện phần mềm, lần lượt chọn Máy chấm công -> Kết nối máy chấm công
• Bước 3: Chọn thanh Trình đơn, trong đó có mục Hoạt động khác. Click vào mục Hoạt động khác để chọn chức năng Đồng bộ thời gian
• Bước 4: Tiến hành điều chỉnh thời gian đúng cho máy chấm công. Sau điều chỉnh nhớ lưu trữ các phần đã set up.

Hướng dẫn cách chỉnh giờ máy chấm công trên phần mềm Wise Eye:

• Bước 1: Khởi động phần mềm Wise Eye đã kết nối với máy chấm công
• Bước 2: Chọn các mục theo trình tự: Chấm công -> Quản lý dữ liệu và ghi danh
• Bước 3: Thực hiện các thao tác chỉnh sửa thời gian theo giao diện giao tiếp của phần mềm.

Đối với phần mềm Wise Eye, cách truy xuất, chỉnh sửa dữ liệu thực hiện khá đơn giản. Bạn cũng có thể bổ sung ca làm cho nhân viên, tăng giờ làm, tính linh hoạt của phần mềm giúp ích cho máy chấm công rất nhiều!

Cách lấy dữ liệu từ máy chấm công

Như đã nói ở trên, các máy chấm công khi kết nối với phần mềm chấm công sẽ giúp bạn lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách dễ dàng. Khi cần báo cáo chấm công hay máy chấm công đã quá tải bộ nhớ, cần xóa bớt mà vẫn cần lưu trữ dữ liệu…Thì bạn hoàn toàn có thể dựa vào cách lấy dữ liệu từ máy chấm công để sao lưu thông tin. 

Cách lấy dữ liệu từ máy chấm công rất dễ làm. Chúng tôi sẽ lấy ví dụ về máy chấm công sử dụng hai phần mềm phổ biến là Wise Eye.

• Bước 1: Khởi động máy tính có phần mềm kết nối với máy chấm công
• Bước 2: Vào menu, chọn mục báo biểu
• Bước 3: Chọn xem công và xuất báo biểu. Sau đó tiến hành lựa chọn phòng ban bạn muốn truy xuất dữ liệu
• Bước 4: Xuất báo biểu

Cách sửa dữ liệu trên máy chấm công: Xóa dữ liệu

Vì sự hạn chế về bộ nhớ của máy chấm công với dung lượng ghi nhớ chỉ từ 1000 – 20000 lần chấm công. Khi bộ nhớ quá tải, máy sẽ không thể hoạt động tiếp được. Khi ấy bạn cần tiến hành các bước xóa dữ liệu trên máy chấm công. Nếu phát hiện thấy dấu hiệu máy chấm công nhận diện vân tay rất chậm hoặc quá trình tải dữ liệu diễn ra chậm hơn mức bình thường cho phép. Lúc này bạn cần kiểm tra bộ nhớ vì khả năng cao bộ nhớ đã gần quá tải.

Để tiến hành xóa dữ liệu trên máy chấm công. Bạn thực hiện các trình tự sau, lưu ý trước khi tiến hành xóa  bạn nên sao lưu dữ liệu lại phòng trường hợp cần đối chiếu mà không có. Cách xóa dữ liệu trên máy chấm công sử dụng phần mềm Ronald Jack như sau:

• Bước 1: Mở phần mềm Ronald Jack > Máy chấm công > Kết nối máy chấm công
• Bước 2: Mở mục trình đơn > chọn Hoạt động khác > chọn Xóa toàn bộ dữ liệu chấm

Trên đây là những tổng hợp của chúng tôi về các cách sửa dữ liệu trên máy chấm công đơn giản và thường gặp nhất. Trên thực tế, chúng ta sử dụng đa dạng các loại máy chấm công cũng như các phần mềm quản lý. Vì vậy trong bài viết không thể chỉ ra hết các cách sữa dữ liệu trên máy chấm công được. 

Nếu có bất cứ câu hỏi nào về cách sửa dữ liệu trên máy chấm công hay bất kì lĩnh vực nào. Bạn vui lòng để lại bình luận phía dưới bài viết để nhận được sự giúp đỡ của chúng tôi. Hi vọng với bài viết này sẽ giúp bạn xử lý được những vướng mắc khi xử lý dữ liệu máy chấm công và hoàn thành tốt công việc. Chúc bạn thực hiện thành công!

BTV: Hạnh Nhy